1. Institucija će registrirati i potvrditi prijem žalbi koje su uložene, bilo da smatra da ih je potrebno razmatrati ili ne. Kada ombudsmen odluči da ne razmatra žalbu, on će to uraditi pismeno, navodeći razloge i upućujući podnosioca te žalbe na najpogodnija sredstva za poduzimanje radnje, ukoliko ona postoje, ostavljajući podnosiocu žalbe da iskoristi ona sredstva koja on smatra najpogodnijim. 2. Ombudsmen može odbiti da razmatra anonimne žalbe za koje smatra da su zlonamjerne, koje su neosnovane, u kojima nema žalbe, koje nanose štetu legitimnim pravima treće osobe ili koje su instituciji predočene izvan roka od 12 mjeseci nakon pojave činjenica, događaja ili odluka na koje se žali.
čl. 21. Zakona o ombudsmenu za ljudska prava Bosne i Hercegovine, „Sl. glasnik BiH" br. 19/02