Ugovor o obradi ličnih podataka

Ovaj ugovor o obradi (u daljem tekstu: „Ugovor") zaključuju, klikom „Prihvatam" u aplikaciji, vi kao advokat-korisnik usluge Avdokat (u daljem tekstu: „kontrolor") i „Qafana" d.o.o. Sarajevo, operator usluge (u daljem tekstu: „obrađivač"), u smislu člana 30. Zakona o zaštiti ličnih podataka u Bosni i Hercegovini („Službeni glasnik BiH", broj 12/25 — u daljem tekstu: „ZZLP"). Prihvat se traži jednom, prije prvog rada s predmetima; čitanje, izvoz i brisanje već unesenih podataka nikada nisu uslovljeni prihvatom.

1. Predmet i trajanje obrade

Obrađivač za kontrolora pohranjuje i obrađuje podatke koje kontrolor unese u radni prostor „predmet" (razgovori dodani u predmet i pitanja postavljena u predmetu), dok kontrolor koristi uslugu, odnosno do brisanja predmeta ili naloga.

2. Priroda i svrha obrade

Pohrana, organizacija i prikaz podataka predmeta radi pravnog istraživanja i pripreme koju kontrolor vodi. Obrađivač podatke predmeta nikada ne koristi za obuku modela niti za bilo koju vlastitu svrhu.

3. Vrste podataka i kategorije nosilaca podataka

Podaci koje kontrolor unese u predmete mogu uključivati identifikacione podatke i činjenice o klijentima, protivnim strankama i drugim učesnicima postupka. To uključuje strukturisana polja predmeta: uloge i identitet stranaka (ime/naziv i adresa), sud i poslovni broj predmeta, novčane vrijednosti i rokove. JMBG se ne prikuplja u ovim poljima — traži se samo u pojedinačnom obrascu koji ga izričito zahtijeva (npr. prijedlog za izvršenje). Strukturisani podaci predmeta pohranjuju se šifrovano, isključeni su iz administratorskih pregleda i ne ulaze u tekst koji se šalje vanjskom jezičkom modelu. Nosioci podataka su lica koja kontrolor evidentira u svojim predmetima.

Kontrolor u predmet može priložiti i dokumente (podnesci, dokazi, korespondencija, ugovori, odluke i slično). Dokumenti su nestrukturisani sadržaj i po prirodi spadaju u advokatsku tajnu; mogu sadržavati i posebne kategorije ličnih podataka (npr. podatke o zdravlju, o kažnjavanju ili drugi osjetljivi sadržaj), zbog čega za njih važi pojačani režim iz tačke 4b. Uz dokumente kontrolor može voditi i bilješke (napomene) — i one su tajna-sadržaj i tretiraju se jednako kao dokumenti.

4. Obaveze obrađivača

• Obrada samo po uputama. Podaci se obrađuju isključivo po dokumentovanim uputama kontrolora (korištenje usluge je uputa), nikada za svrhe obrađivača.
• Zaštita prema vanjskim AI servisima. Direktni identifikatori se ne šalju vanjskom jezičkom modelu: JMBG i e-mail adrese automatski se zamjenjuju oznakama [JMBG] i [EMAIL] u svakom odlaznom upitu (tehnička kontrola ugrađena u sam kanal slanja i pokrivena automatskim testovima).
• Povjerljivost. Sadržaj predmeta je isključen iz administratorskih pregleda evidencija usluge; pristup imaju samo ovlaštena lica obavezana na povjerljivost, i to samo radi održavanja usluge.
• Sigurnosne mjere. Enkripcija u prenosu i mirovanju (Cloudflare infrastruktura), kontrola pristupa po nalogu, sesijski kolačići bez praćenja treće strane.
• Podobrađivači (prethodna opšta saglasnost; promjene se objavljuju u Politici privatnosti): Cloudflare, Inc. (infrastruktura, baze, pretraga, e-pošta) · Cloudflare Workers AI (vektorizacija upita, ista infrastruktura) · DeepSeek (Hangzhou, NR Kina) — jezički model za generisanje odgovora, koji prima isključivo pravna pitanja i izvode iz propisa, uz zamjenu identifikatora iz prethodne tačke i bez identiteta korisnika.
• Pomoć kontroloru i prava nosilaca podataka. Kontrolor u svakom trenutku može izvesti predmet (strojno čitljiv format) i trajno izbrisati predmet; brisanjem se odmah uklanjaju naziv, struktura i članstva predmeta, a razgovori ostaju u ličnoj historiji kontrolora — trajno isključeni iz administratorskih pregleda — po režimu čuvanja iz Politike privatnosti; iz sigurnosnih kopija podaci nestaju istekom njihovog roka (tačka 6). Zahtjeve nosilaca podataka ispunjava kontrolor; obrađivač pomaže izvozom i brisanjem.
• Incidenti. Obrađivač obavještava kontrolora bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja o povredi ličnih podataka koja se tiče podataka predmeta.
• Dokazivanje usklađenosti. Obrađivač na zahtjev stavlja kontroloru na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti sa članom 30. ZZLP-a.

4a. Prijenos u treću zemlju

Za generisanje odgovora koristi se vanjski jezički model (DeepSeek, NR Kina), za koji ne postoji odluka o adekvatnosti u smislu članova 46–51. ZZLP-a. Osnov za ovu obradu je minimizacija podataka u smislu člana 4. ZZLP-a: vanjskom modelu se šalju isključivo pravna pitanja i izvodi iz propisa, uz zamjenu direktnih identifikatora (JMBG, e-mail) oznakama i bez identiteta korisnika; strukturisani podaci predmeta (imena i adrese stranaka, poslovni broj) ne ulaze u tekst upita. Procjena ovog prijenosa dokumentuje se u evidenciji obrade kontrolora. Ostala obrada (infrastruktura, baze, vektorizacija upita) odvija se unutar Cloudflare okruženja.

4b. Dokumenti, advokatska tajna i evidencija pristupa

Datoteke koje kontrolor priloži predmetu pohranjuju se šifrovano. Obrađivač čuva povjerljivost njihovog sadržaja na nivou koji nije niži od advokatske tajne (u duhu člana 23. Zakona o advokaturi FBiH): sadržaj dokumenata se ne koristi za obuku modela, ne dijeli se trećim licima i nijedno lice ga ne čita radi pregleda. Izuzetni tehnički pristup radi održavanja usluge (tzv. „break-glass") je evidentiran i pod obavezom povjerljivosti.

Obrada isključivo unutar okruženja usluge. Sadržaj dokumenata obrađuje se isključivo unutar Cloudflare infrastrukture i nikada se ne šalje vanjskom jezičkom modelu (DeepSeek) u čitljivom obliku. U verziji 1 dokumenti se samo pohranjuju i preuzimaju — nad njihovim sadržajem ne radi se izdvajanje teksta niti pretraga.

Evidencija pristupa. Obrađivač vodi evidenciju pristupa dokumentima — bilježe se otvaranje, preuzimanje, izvoz i brisanje datoteke (koja radnja i kada) — radi revizije i dokazivanja da je tajna očuvana, te radi obavještavanja o povredi. Evidencija sadrži samo interne šifre zapisa; nikada ne sadrži naziv datoteke ni njen sadržaj.

Saglasnost klijenta (vaš instrument). Za obradu podataka i dokumenata klijenta u ovoj usluzi kontrolor od svog klijenta pribavlja izričitu pisanu saglasnost — član 23. stav 3. Zakona o advokaturi FBiH ne poznaje prećutni pristanak. Obrazac saglasnosti (vaš vlastiti instrument prema klijentu, a ne ovaj Ugovor) dostupan je na stranici Saglasnost klijenta.

Brisanje i rokovi čuvanja. Datoteke se brišu zajedno s predmetom (uklanjaju se i iz pohrane, ne samo iz baze). Trajno brisanje može biti ograničeno zakonskim rokovima čuvanja spisa (npr. 5 godina za advokatski spis, 10 godina za knjigovodstvene isprave), o čemu kao kontrolor odlučujete vi; do isteka roka datoteka se arhivira, a ne fizički briše.

4c. Rezidentnost podataka i popis podataka u čitljivom obliku

Bajtovi datoteka (sam sadržaj dokumenata) pohranjuju se u Evropskoj uniji (Cloudflare R2, region Frankfurt). Podaci koji se pretražuju i prikazuju — nazivi datoteka, tekst bilješki, imena i adrese stranaka, sud i poslovni broj — čuvaju se u bazi podataka (Cloudflare D1) čije čuvanje u Evropskoj uniji nije zajamčeno. Za taj prijenos oslanjamo se na ugovorne mjere Cloudflarea kao podobrađivača (u smislu članova 46–51. ZZLP-a) i na načelo minimizacije; sadržaj dokumenata pri tome ostaje u EU i ne šalje se vanjskom modelu. Naziv datoteke tretira se kao tajna-sadržaj (jer može odati identitet klijenta), a ne kao bezopasan metapodatak.

Podaci u čitljivom obliku u mirovanju. Radi potpune transparentnosti, u čitljivom obliku (šifrovano u mirovanju, ali ne kriptografski nedostupno nama) čuvamo sljedeće klase podataka koje kontrolor unese:

• razgovori dodani u predmet (pitanja i odgovori u predmetu);
• puni sadržaj pitanja i odgovora u evidenciji kvaliteta (testna faza, najduže 90 dana — v. Politiku privatnosti);
• strukturisana polja predmeta (imena i adrese stranaka, sud i poslovni broj, novčane vrijednosti, rokovi);
• bilješke (napomene) uz predmet i dokumente;
• nazivi datoteka;
• sam sadržaj dokumenata (datoteke) — jedina klasa čiji su bajtovi vezani za EU.

5. Odnos prema razgovorima izvan predmeta

Razgovori koji nisu dodani u predmet podliježu režimu iz Politike privatnosti (testna faza: puni sadržaj najduže 90 dana). Razgovor dodan u predmet izuzet je od automatskog brisanja — čuva se kao zapis kontrolora dok ga kontrolor sam ne ukloni — i isključen je iz administratorskih pregleda trajno: jednom dodan u predmet, razgovor ostaje nevidljiv administratorima i nakon uklanjanja iz predmeta ili brisanja predmeta. Nakon uklanjanja iz predmeta (ili brisanja predmeta) razgovor se vraća pod standardni režim čuvanja iz Politike privatnosti; trajno ostaje samo isključenje iz administratorskih pregleda.

6. Prestanak i sigurnosne kopije

Po brisanju predmeta (ili gašenju naloga) obrađivač briše podatke predmeta iz produkcijske baze. Sedmične sigurnosne kopije čuvaju se šifrovane u mirovanju na Cloudflare R2 pohrani i automatski istječu 60 dana od nastanka (pravilo isteka postavljeno na samoj pohrani); cilj oporavka (RPO) je 7 dana.

7. Završne odredbe

Na ovaj Ugovor primjenjuje se pravo Bosne i Hercegovine. Izmjene Ugovora objavljuju se na ovoj stranici uz novu verziju; bitne izmjene traže ponovni prihvat u aplikaciji. Kontakt: „Qafana" d.o.o. Sarajevo, Igmanskih bataljona 27, 71210 Ilidža, Sarajevo, BiH (JIB: 4203601600008) — info@avdokat.com.