Ugovor o obradi ličnih podataka

Ovaj ugovor o obradi (u daljem tekstu: „Ugovor") zaključuju, klikom „Prihvatam" u aplikaciji, vi kao advokat-korisnik usluge Avdokat (u daljem tekstu: „kontrolor") i „Qafana" d.o.o. Sarajevo, operator usluge (u daljem tekstu: „obrađivač"), u smislu člana 30. Zakona o zaštiti ličnih podataka u Bosni i Hercegovini („Službeni glasnik BiH", broj 12/25 — u daljem tekstu: „ZZLP"). Prihvat se traži jednom, prije prvog rada s predmetima; čitanje, izvoz i brisanje već unesenih podataka nikada nisu uslovljeni prihvatom.

1. Predmet i trajanje obrade

Obrađivač za kontrolora pohranjuje i obrađuje podatke koje kontrolor unese u radni prostor „predmet" (razgovori dodani u predmet i pitanja postavljena u predmetu), dok kontrolor koristi uslugu, odnosno do brisanja predmeta ili naloga.

2. Priroda i svrha obrade

Pohrana, organizacija i prikaz podataka predmeta radi pravnog istraživanja i pripreme koju kontrolor vodi, uključujući automatiziranu obradu opisanu u tačkama 4a i 4b. Obrađivač podatke predmeta nikada ne koristi ni za jednu vlastitu svrhu izvan pružanja usluge kontroloru i obaveza iz ovog ugovora.

3. Vrste podataka i kategorije nosilaca podataka

Podaci koje kontrolor unese u predmete mogu uključivati identifikacione podatke i činjenice o klijentima, protivnim strankama i drugim učesnicima postupka. To uključuje strukturirana polja predmeta: uloge i identitet stranaka (ime/naziv i adresa), sud i poslovni broj predmeta, novčane vrijednosti i rokove. JMBG se ne prikuplja u ovim poljima — traži se samo u pojedinačnom obrascu koji ga izričito zahtijeva (npr. prijedlog za izvršenje). Strukturirani podaci predmeta pohranjuju se šifrirano, isključeni su iz administratorskih pregleda i ne ulaze u tekst koji se šalje vanjskom jezičkom modelu. Nosioci podataka su lica koja kontrolor evidentira u svojim predmetima.

Kontrolor u predmet može priložiti i dokumente (podnesci, dokazi, korespondencija, ugovori, odluke i slično). Dokumenti su nestrukturisani sadržaj i po prirodi spadaju u advokatsku tajnu; mogu sadržavati i posebne kategorije ličnih podataka (npr. podatke o zdravlju, o kažnjavanju ili drugi osjetljivi sadržaj), zbog čega za njih važi pojačani režim iz tačke 4b. Uz dokumente kontrolor može voditi i bilješke (napomene) — i one su tajna-sadržaj i tretiraju se jednako kao dokumenti.

Dokument se može priložiti i iz razgovora, bez otvaranja predmeta: dok ga kontrolor ne doda u predmet stoji nefiliran (vidljiv samo kontroloru), a za njega već tada važe ista pravila čuvanja, obrade, evidencije pristupa i brisanja iz ovog ugovora — mijenja se samo gdje dokument stoji, ne i šta se s njim radi.

Kada kontrolor koristi obračun i izdavanje računa (modul „Račun"), obrađivač za kontrolora pohranjuje finansijske podatke predmeta: evidenciju radnji i troškova, obračun nagrade po advokatskoj tarifi, te izdate račune i troškovnike. Uz to se, radi izrade računa, čuvaju podaci kancelarije: status i broj PDV obveznika, IBAN i identifikator advokatske komore. Kada kontrolor pošalje račun klijentu, obrađuje se i e-mail adresa klijenta — isključivo za dostavu poveznice na račun. Finansijski su podaci client-financial PII i tretiraju se kao ostali podaci predmeta (šifrirani, isključeni iz administratorskih pregleda, van teksta koji ide vanjskom jezičkom modelu).

Kontrolor u predmet može zabilježiti i ročišta (podaci: sud, datum i vrijeme ročišta — lokalno vrijeme, Europe/Sarajevo — sudnica, vrsta ročišta: pripremno, glavno ili ostalo, te napomena). Na osnovu onoga što ste zabilježili usluga vas upozorava na moguću koliziju ročišta — dva ročišta koja se vremenski preklapaju, i preko različitih predmeta (obrada uparivanja/korelacije nad svim vašim predmetima). To upozorenje proizlazi isključivo iz vaših unosa — usluga ne dohvaća i ne sinhronizuje ročišta ni iz jednog vanjskog sistema. Podsjetnik na ročište radi u vašem vlastitom kalendaru (izvoz .ics); server ne šalje automatske podsjetnike.

4. Obaveze obrađivača

• Obrada samo po uputama. Podaci se obrađuju isključivo po dokumentovanim uputama kontrolora (korištenje usluge je uputa), nikada za svrhe obrađivača.
• Zaštita prema vanjskim AI servisima. Direktni identifikatori se ne šalju vanjskom jezičkom modelu: JMBG i e-mail adrese automatski se zamjenjuju oznakama [JMBG] i [EMAIL] u svakom odlaznom upitu (tehnička kontrola ugrađena u sam kanal slanja i pokrivena automatskim testovima).
• Povjerljivost. Sadržaj predmeta je isključen iz administratorskih pregleda evidencija usluge; pristup imaju samo ovlaštena lica obavezana na povjerljivost, i to samo radi održavanja usluge.
• Sigurnosne mjere. Enkripcija u prenosu i mirovanju (Cloudflare infrastruktura), kontrola pristupa po nalogu, sesijski kolačići bez praćenja treće strane.
• Podobrađivači (prethodna opšta saglasnost; promjene se objavljuju u Politici privatnosti): Cloudflare, Inc. (infrastruktura, baze, pretraga, e-pošta) · Cloudflare Workers AI — modeli u toj istoj infrastrukturi i unutar našeg naloga: vektorizacija upita i propisa radi pretrage, pretvaranje priloženih dokumenata u tekst i odabir doslovnih odlomaka iz tog teksta (tačka 4b) · Google Cloud Document AI (obrada u Evropskoj uniji) — samo kada je uključeno prepoznavanje teksta: prima izvorne bajtove skeniranog ili fotografisanog dokumenta i vraća prepoznati tekst (tačka 4b) · DeepSeek (Hangzhou, NR Kina) — jezički model za generiranje odgovora, koji prima isključivo pravna pitanja i izvode iz propisa, uz zamjenu identifikatora iz prethodne tačke i bez identiteta korisnika; nikada ne prima sadržaj vaših dokumenata.
• Pomoć kontroloru i prava nosilaca podataka. Kontrolor u svakom trenutku može izvesti predmet (strojno čitljiv format) i trajno izbrisati predmet; brisanjem se odmah uklanjaju naziv, struktura i članstva predmeta, a razgovori ostaju u ličnoj historiji kontrolora — trajno isključeni iz administratorskih pregleda — po režimu čuvanja iz Politike privatnosti; iz sigurnosnih kopija podaci nestaju istekom njihovog roka (tačka 6). Zahtjeve nosilaca podataka ispunjava kontrolor; obrađivač pomaže izvozom i brisanjem.
• Incidenti. Obrađivač obavještava kontrolora bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja o povredi ličnih podataka koja se tiče podataka predmeta.
• Dokazivanje usklađenosti. Obrađivač na zahtjev stavlja kontroloru na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti sa članom 30. ZZLP-a.

4a. Prijenos u treću zemlju

Za generiranje odgovora koristi se vanjski jezički model (DeepSeek, NR Kina), za koji ne postoji odluka o adekvatnosti u smislu članova 46–51. ZZLP-a. Osnov za ovu obradu je minimizacija podataka u smislu člana 4. ZZLP-a: vanjskom modelu se šalju isključivo pravna pitanja i izvodi iz propisa, uz zamjenu direktnih identifikatora (JMBG, e-mail) oznakama i bez identiteta korisnika; strukturirani podaci predmeta (imena i adrese stranaka, poslovni broj) ne ulaze u tekst upita. Procjena ovog prijenosa dokumentuje se u evidenciji obrade kontrolora. Ostala obrada (infrastruktura, baze, vektorizacija upita) odvija se unutar Cloudflare okruženja.

4b. Dokumenti, advokatska tajna i evidencija pristupa

Datoteke koje kontrolor priloži predmetu pohranjuju se šifrirano. Obrađivač čuva povjerljivost njihovog sadržaja na nivou koji nije niži od advokatske tajne (u duhu člana 23. Zakona o advokaturi FBiH): sadržaj dokumenata ne dijeli se trećim licima i nijedno lice ga ne čita radi pregleda. Izuzetni tehnički pristup radi održavanja usluge (tzv. „break-glass") je evidentiran i pod obavezom povjerljivosti.

Gdje se sadržaj obrađuje. Sadržaj dokumenata obrađuje se unutar Cloudflare infrastrukture, uz jedan izuzetak: dokument koji ne sadrži čitljiv tekst (skeniran ili fotografisan) šalje se jednom procesoru Google Cloud Document AI u Evropskoj uniji, isključivo radi prepoznavanja teksta. Prepoznati tekst se pohranjuje uz dokument, pa ponovno otvaranje ili prilaganje ne uzrokuje novo slanje. Ni dokument ni prepoznati tekst nikada se ne šalju vanjskom jezičkom modelu (DeepSeek) u čitljivom obliku.

Šta se unutar tog okruženja radi nad sadržajem (automatizirana obrada). Sadržaj dokumenata prolazi kroz modele vještačke inteligencije u našem Cloudflare nalogu: jedan pretvara priloženi PDF ili DOCX u tekst, taj se tekst indeksira radi pretrage unutar predmeta, a drugi — generativni model — iz tog teksta bira i skraćuje odlomke relevantne za pitanje koje kontrolor postavi uz izričito priložen dokument. Tom modelu je dozvoljeno samo da bira i skraćuje postojeći tekst: svaki odlomak prije prikaza mora proći provjeru da je doslovni dio priloženog dokumenta — ako nije, odbacuje se.

Evidencija pristupa. Obrađivač vodi evidenciju pristupa dokumentima — bilježe se otvaranje, preuzimanje, izvoz i brisanje datoteke (koja radnja i kada) — radi revizije i dokazivanja da je tajna očuvana, te radi obavještavanja o povredi. Evidencija sadrži samo interne šifre zapisa; nikada ne sadrži naziv datoteke ni njen sadržaj.

Saglasnost klijenta (vaš instrument). Za obradu podataka i dokumenata klijenta u ovoj usluzi kontrolor od svog klijenta pribavlja izričitu pisanu saglasnost — član 23. stav 3. Zakona o advokaturi FBiH ne poznaje prećutni pristanak. Obrazac saglasnosti (vaš vlastiti instrument prema klijentu, a ne ovaj Ugovor) dostupan je na stranici Saglasnost klijenta.

Brisanje i rokovi čuvanja. Datoteke se brišu zajedno s predmetom (uklanjaju se i iz pohrane, ne samo iz baze). Trajno brisanje može biti ograničeno zakonskim rokovima čuvanja spisa (npr. 5 godina za advokatski spis, 10 godina za knjigovodstvene isprave), o čemu kao kontrolor odlučujete vi; do isteka roka datoteka se arhivira, a ne fizički briše.

4c. Rezidentnost podataka i popis podataka u čitljivom obliku

Bajtovi datoteka (sam sadržaj dokumenata) pohranjuju se u Evropskoj uniji (Cloudflare R2, region Frankfurt). Podaci koji se pretražuju i prikazuju — nazivi datoteka, tekst bilješki, imena i adrese stranaka, sud i poslovni broj — čuvaju se u bazi podataka (Cloudflare D1) čije čuvanje u Evropskoj uniji nije zajamčeno. Za taj prijenos oslanjamo se na ugovorne mjere Cloudflarea kao podobrađivača (u smislu članova 46–51. ZZLP-a) i na načelo minimizacije; sadržaj dokumenata pri tome ostaje u Evropskoj uniji — uključujući prepoznavanje teksta iz tačke 4b, koje se obavlja u EU regiji procesora — i ne šalje se vanjskom jezičkom modelu. Naziv datoteke tretira se kao tajna-sadržaj (jer može odati identitet klijenta), a ne kao bezopasan metapodatak.

Podaci u čitljivom obliku u mirovanju. Radi potpune transparentnosti, u čitljivom obliku (šifrirano u mirovanju, ali ne kriptografski nedostupno nama) čuvamo sljedeće klase podataka koje kontrolor unese:

• razgovori dodani u predmet (pitanja i odgovori u predmetu);
• puni sadržaj pitanja i odgovora u evidenciji kvaliteta (testna faza, najduže 90 dana — v. Politiku privatnosti);
• strukturirana polja predmeta (imena i adrese stranaka, sud i poslovni broj, novčane vrijednosti, rokovi);
• finansijski podaci predmeta (radnje, troškovi, izdati računi/troškovnici) i podaci kancelarije za račun (PDV/IBAN/komora);
• ročišta (sud, datum i vrijeme, sudnica, vrsta, napomena) i evidencija kolizija ročišta;
• evidencija o mjerama sprječavanja pranja novca (tip klijenta, osnov CDD mjera, oznake provjere identiteta i stvarnog vlasnika, okidač izvještaja FOO-u, napomena) — s rokom čuvanja 10 godina;
• bilješke (napomene) uz predmet i dokumente;
• nazivi datoteka;
• sam sadržaj dokumenata (datoteke) — jedina klasa čiji su bajtovi vezani za EU.

4d. Evidencija o sprječavanju pranja novca (AML/KYC)

Kada kontrolor koristi vođeni unos predmeta (čarobnjak „Novi predmet"), obrađivač za kontrolora pohranjuje evidenciju o mjerama sprječavanja pranja novca: tip klijenta (fizičko/pravno lice), osnov mjera identifikacije i praćenja, oznake da su identitet i stvarni vlasnik provjereni, eventualni okidač za izvještavanje FOO-a te napomenu. To je evidencija koju vodi advokat radi ispunjenja vlastitih obaveza kao obveznik po Zakonu o sprječavanju pranja novca i finansiranja terorističkih aktivnosti. Usluga pri tome ne obavlja nijednu zakonsku radnju umjesto advokata — ne prijavljuje transakcije i ne procjenjuje primjenjivost; to ostaje na advokatu. Ova se evidencija tretira kao ostali podaci predmeta (šifrirano, isključeno iz administratorskih pregleda, van teksta koji ide vanjskom jezičkom modelu).

Rok čuvanja (zakonski). Zapis o AML mjerama čuva se najmanje deset (10) godina (član 92. stav 1. navedenog zakona) i zbog toga nadživljava brisanje predmeta — pri brisanju predmeta zapis se odvezuje od predmeta (veza se postavlja na „prazno"), ali se ne uklanja prije isteka roka. Brisanjem cijelog naloga (pravo na zaborav) uklanja se i ovaj zapis.

5. Odnos prema razgovorima izvan predmeta

Razgovori koji nisu dodani u predmet podliježu režimu iz Politike privatnosti (testna faza: puni sadržaj najduže 90 dana). Razgovor dodan u predmet izuzet je od automatskog brisanja — čuva se kao zapis kontrolora dok ga kontrolor sam ne ukloni — i isključen je iz administratorskih pregleda trajno: jednom dodan u predmet, razgovor ostaje nevidljiv administratorima i nakon uklanjanja iz predmeta ili brisanja predmeta. Nakon uklanjanja iz predmeta (ili brisanja predmeta) razgovor se vraća pod standardni režim čuvanja iz Politike privatnosti; trajno ostaje samo isključenje iz administratorskih pregleda.

6. Prestanak i sigurnosne kopije

Po brisanju predmeta (ili gašenju naloga) obrađivač briše podatke predmeta iz produkcijske baze. Sedmične sigurnosne kopije čuvaju se šifrirane u mirovanju na Cloudflare R2 pohrani i automatski istječu 60 dana od nastanka (pravilo isteka postavljeno na samoj pohrani); cilj oporavka (RPO) je 7 dana.

7. Završne odredbe

Na ovaj Ugovor primjenjuje se pravo Bosne i Hercegovine. Izmjene Ugovora objavljuju se na ovoj stranici uz novu verziju. O bitnoj izmjeni bićete obaviješteni u aplikaciji i tražimo vašu potvrdu — ponovnim prihvatom ugovora ili potvrdom obavijesti o izmjeni, ovisno o tome šta je uz izmjenu navedeno. Bez vaše potvrde izmjena vam se prikazuje i dalje. Kontakt: „Qafana" d.o.o. Sarajevo, Igmanskih bataljona 27, 71210 Ilidža, Sarajevo, BiH (JIB: 4203601600008) — info@avdokat.com.