U prijemnom odjeljenju osuđena osoba se upisuje u matičnu knjigu, za nju se formira osobni list i utvrđuje zdravstveno stanje. Osoba osuđena na kaznu zatvora preko šest mjeseci, foto-grafirat će se. Za vrijeme boravka u prijemnom odjeljenju, utvrđuje se prijedlog tretmana osuđene osobe. U matičnu knjigu se upisuju i osobe koje izdržavaju kućni zatvor sa elektronskim nadzorom i za njih se formira osobni list. Uputstvo o matičnim knjigama, osobnom listu i načinu određivanja tretmana osuđenih osoba, donosi federalni ministar.
čl. 34. Zakona o izvršenju krivičnih sankcija u Federaciji Bosne i Hercegovine, „Sl. novine FBiH" br. 42/11