Nadležni Arhiv vodi evidenciju privatne arhivske građe za koju utvrdi da je od značaja za Kanton. Evidencija sadrži podatke koji su potrebni za odgovarajuću ocjenu ili kategorizaciju građe: a) naziv i sjedište, odnosno ime, prezime i prebivalište vlasnika, te ime, prezime i prebivalište odgovornog lica, b) osnovni podaci o stvaraocu arhivske građe, c) kratki opis sadržaja, vremenski raspon i količina građe.
čl. 33. Zakona o arhivskoj djelatnosti, „Sl. novine KS" br. 50/16