Imalac privatne arhivske građe koji po bilo kom osnovu čuva arhivsku građu dužan je da: a) obavijesti nadležni arhiv o posjedovanju arhivske građe; b) preduzme potrebne mjere za bezbjedno čuvanje i zaštitu arhivske građe; c) sredi arhivsku građu i izradi popis te građe; d) dopusti ovlaštenom licu nadležnog arhiva pregled arhivske građe i sprovođenje zaštitnog snimanja. Kada imalac privatne arhivske građe nije u mogućnosti da sredi građu i izradi popis, nadležni arhiv će to uraditi o trošku imaoca.
čl. 34. Zakona o arhivskoj djelatnosti, „Sl. novine KS" br. 50/16