Ako javni organ nije u mogućnosti da udovolji zahtevu zbog nedostatka formalnih uslova koji su predviđeni st. 2. i 3. člana 11., on će, što je pre moguće, ali najkasnije osam dana od dana prijema zahteva, pismeno obavestiti podnosioca zahteva kada je takvo obaveštavanje moguće, da zahtev ne može da bude obrađen iz navedenog razloga. Ovim dopisom će obavestiti podnosioca o mogućnosti podnošenja žalbe određenom organu kome žalba treba da bude upućena, uključujući neophodne podatke za kontakte sa takvim organom, kao i troškove i rokove za podnošenje žalbe. Dopisom će takođe podnosilac zahteva biti obavešten o pravu obraćanja Ombudsmenu Republike Srpske, a sadržavaće i sve neophodne informacije za kontakte. Za zahteve koji nisu u skladu sa članom 11. 2. (b) obavest iz stava (1) će takođe sadržavati sva specifična pitanja koja mogu razjasniti zahtev, kao i kopiju vodiča, u smislu člana 20. a). Dopisom predviđenim ovim članom podnosilac zahteva će biti obavešten da će se preinačeni zahtev tretirati kao novi zahtev.
čl. 12. Zakona o slobodi pristupa informacijama, „Sl. glasnik RS" br. 20/01